6 artículos de oficina imprescindibles para archivar documentos

 

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En este mundo digital, los documentos y otras transacciones ahora se realizan a través de computadoras. Aunque el lugar de trabajo ahora está dominado por sistemas informáticos y servidores, sigue siendo importante tener copias físicas de las transacciones. En esta era moderna, el archivo de documentos y el archivo de datos todavía tiene un lugar en la mayoría de los lugares de trabajo.

Cuando se trata de archivo de datos, el proceso de archivo es el único proceso que podría hacer o deshacer el sistema de datos de la empresa. Cuando el proceso de archivo es fácil y eficiente, habría un mínimo de inconsistencias, archivos faltantes y otros problemas que uno podría encontrar al archivar los documentos. También es importante considerar la ubicación de los documentos y las medidas adicionales como las etiquetas, el contenedor de los documentos y otras cosas. Se necesitaría un archivador o una caja (si la oficina no es tan espaciosa).

Los usuarios también querrían mantener los registros físicos ordenados y no propensos a la intemperie. Para mantener ordenados los registros físicos, se necesitan varios suministros de oficina. Estos suministros son necesarios para mantener las cosas ordenadas y ordenadas.

Aquí están los seis suministros de oficina que necesitaría para mantener el archivador en buen estado.

1. Carpetas.

Una oficina no estará completa sin los suministros de encuadernación que mantienen todo junto en una sola pieza. Esta también es una buena forma de organizar las cosas, especialmente los papeles solitarios que se pueden clasificar juntos. Los aglutinantes también son buenos para compilar informes. El uso de una carpeta también le permitirá organizar las cosas en categorías personalizadas, según sus necesidades. Puede organizar registros por día, por semana o por mes, según lo que sea más conveniente.

Un beneficio más de usar una carpeta es que reduce las páginas que se caen usando los anillos incluidos. De esta forma, puede llevar un registro a su escritorio o a cualquier otro lugar sin preocuparse de que se caiga el contenido.

2. Bandas de goma.

Se sorprenderá de la utilidad de las bandas elásticas en cualquier lugar de trabajo. Las bandas elásticas permiten una mayor personalización en la organización de registros. Por ejemplo, una goma elástica puede contener documentos que son demasiado gruesos para una carpeta. También puede ayudarle temporalmente a separar cosas mientras organiza los registros. Por último, pero no menos importante, las gomas elásticas pueden unir carpetas, carpetas o sobres que están llenos de demasiado papel y están a punto de estallar. Esto suena gracioso, pero en realidad sucede en muchos lugares de trabajo.

3. Cinta adhesiva y cinta adhesiva.

La cinta adhesiva es útil para ordenar las cosas a través de las etiquetas. Una alternativa a la cinta adhesiva es el pegamento, pero sería una molestia si desea hacer las cosas de inmediato. La cinta adhesiva también se puede utilizar para sellar sobres para correo y más cosas. Este es uno de los suministros de oficina más importantes que debe tener. La cinta adhesiva también es importante si el lugar de trabajo utiliza cajas para almacenar archivos más antiguos, especialmente si hay espacio limitado en el archivador.

4. Marcadores.

Las etiquetas impresas siguen siendo la mejor opción, pero si tiene mucho que etiquetar, un marcador podría ser más eficaz. En lugar de imprimir muchas etiquetas, cortarlas en cuadrados y rectángulos (o círculos, si ese es tu trabajo), y luego usar cintas adhesivas para pegar esas etiquetas en las cosas, un marcador es una solución simple. Asegúrese de que su letra sea decente y de que otras personas puedan leerla.

5. Carpetas y sobres.

Un proceso de archivo no está completo sin carpetas y sobres. Hay otras opciones como una carpeta, pero hay cosas que quedan mejor en carpetas y sobres. Si tiene una categoría que solo tiene un puñado de artículos, una carpeta es más lógica. También es una buena forma de utilizar la capacidad de las carpetas. Si tiene que almacenar papeles de diferentes tamaños, un sobre podría ser una mejor opción. También es una mejor opción para papel de menor tamaño o documentos que no se pueden poner en una carpeta o carpeta.

6. Clips y grapadoras para carpetas.

Se utilizan clips y grapas para mantener juntos varios documentos. Las grapadoras son para un puñado de documentos que deben almacenarse juntos para facilitar su recuperación más adelante. Los clips de carpeta se utilizan si tiene que pegar más páginas y cuando las grapadoras no son suficientes. Los clips de la carpeta también pueden servir como puntos de referencia para facilitar la recuperación de documentos.

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