Las reuniones semanales y los informes periódicos son excelentes formas para que los líderes se comuniquen con sus equipos. Estos son momentos para compartir brevemente actualizaciones y preguntar sobre cualquier inquietud o pregunta que pueda tener el equipo antes de que comience el día o la semana.

Pero si bien muchas empresas saben que consultar con sus equipos de forma regular es algo positivo, algunas pueden simplemente organizar estas reuniones como una forma de seguir las mociones. Para aprovechar al máximo estas reuniones, debe ser intencional, por lo que 10 miembros de Consejo de Jóvenes Emprendedores cada uno compartió una cosa que los líderes pueden hacer para que las reuniones semanales sean más útiles y significativas para ellos y los miembros de su equipo.

1. Comparta los «tres elementos principales» de acción de cada semana

La comunicación es clave en cualquier entorno laboral. Llevamos a cabo reuniones semanales en las que cada miembro del equipo enumera sus «tres principales» elementos de acción en los que se centrarán durante la semana. Es mucho más eficiente compartir esos puntos destilados en lugar de hablar de toda la lista de tareas pendientes. Ayuda a cada individuo a estar al tanto de las prioridades de sus compañeros, creando un entorno transparente. – Kelley Weaver, Melrose PR

2. Celebre los éxitos

Nuestro equipo siempre ha sido completamente remoto, por lo que nuestras reuniones semanales son fundamentales para que las personas se conozcan entre sí. Comenzamos preguntando a cada miembro qué salió bien en la última semana personal y profesionalmente, luego terminamos con un saludo a alguien del equipo. Esto permite que todos celebren las victorias de los demás, dando a las personas el espacio para sentirse vistas y escuchadas a pesar de la distancia. – Shane Zilinskas, ClearSummit

3. Mantenga las reuniones breves

Me encantan las reuniones de registro, pero no las alargue y las alargue más de lo necesario. Y no tenga una reunión después de la reunión para discutir la reunión. Tu equipo está ocupado. Todos manejamos mayores cargas de trabajo con menos recursos y desaparecen los límites del tiempo de trabajo y el tiempo libre. Respete los límites de la reunión y todos estarán más felices. – Ashley Sharp, Habitar con dignidad

4. Reconocer y motivar a los empleados

Hágalo motivador y atractivo. Mucha gente está pasando por muchas cosas todos los días, ya sea laboral o personal. Necesitamos no solo un recordatorio de nuestras tareas, sino también la sensación de ser necesitados y reconocidos para poder estar motivados nuevamente. ¡Nada que un aplauso o un poco de atención no puedan arreglar! Los empleados no son robots; son seres humanos que necesitan afirmación, atención y reconocimiento. – Margarita jing, Desterrar

5.Asegúrese de que las reuniones estén orientadas a objetivos

No se limite a indicar el progreso realizado durante la última semana o mes. Ponga esos logros en contexto enmarcándolos dentro de sus objetivos más amplios. Decir que ha alcanzado las 100 conversiones no significa nada a menos que aclare que ha alcanzado el 50% de su objetivo mensual. Ahora, en el futuro, sabemos que está en camino de alcanzar su meta mensual para la próxima semana. – Amine Rahal, Soluciones IronMonk

6. Haga tres preguntas estándar

Cíñete a las tres preguntas estándar: ¿Qué hiciste ayer? ¿Qué vas a hacer hoy? ¿Qué obstáculos aún se interponen en tu camino? Centrar la reunión de esta manera hace un par de cosas. Primero, ayuda a que la reunión sea breve. En segundo lugar, mantendrá a todos enfocados en un objetivo común (por ejemplo, compartir actualizaciones, priorizar recursos, llegar a un consenso para el futuro) y, en tercer lugar, proporciona coherencia. – Shu Saito, Todos los filtros

7. Haga que su equipo dirija las reuniones

Dale la vuelta a las tornas y empodera a tu equipo para que lleve a cabo estas reuniones. En lugar de tomar el volante y realizar controles, como interrogatorios en los que las personas reciben comentarios, intente entregar las riendas a los líderes y miembros del equipo, que son realmente los que deberían beneficiarse más de estas reuniones. Dé a los equipos margen de maniobra para cambiar los informes y las métricas a lo que tenga sentido para su proceso. – Mateo Capala, Alfamético

8. Averigüe quién necesita realmente participar

Aunque es importante tener reuniones semanales, en realidad animo a los miembros del equipo a optar por no participar si no tienen nada que aportar. Esto asegura que todos los involucrados en la reunión realmente tengan algo que decir y evita la pérdida de tiempo o la necesidad de crear un trabajo ajetreado. La comunicación no ha sido un problema desde que apliqué esta regla, y nadie se ha perdido más de unas pocas reuniones a la vez. – Bryce Welker, Chico de examen CPA

9. Elimine la información innecesaria

La mejor manera de maximizar el valor de sus reuniones semanales es recortar la información innecesaria. Cuando esté trabajando en el plan para el evento, pregunte qué se puede comunicar a través de canales como Slack y qué se debe abordar en la videollamada. Mantener sus reuniones esbeltas y llenas de valor asegurará que nadie sufra el agotamiento de la reunión y que todos se vayan en la misma página. – John Brackett, Smash Balloon LLC

10. Identifique puntos específicos sobre los que los empleados deben informar

Para que las reuniones semanales sean más exitosas, es útil seguir un documento o una hoja de cálculo con cosas específicas sobre las que cada empleado debe informar. De esa manera, puede mantenerse al día con sus KPI y asegurarse de que se cumplan. Si no es así, es consciente del problema y puede trabajar para solucionarlo. – Stephanie Wells, Formas formidables

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