Co-Fundador y CEO de JOY Family Tech. Empoderando a las familias. Creador de Pulpo, las ruedas de entrenamiento para los buenos hábitos.

Como líder empresarial, es posible que se pregunte: «¿Qué es un buen sistema para tomar notas?» Como Jeff Su Dígalo, «Cuanto menos fricción experimente, más efectivo será el sistema de toma de notas». Explicó cómo se puede juzgar la fricción en tres aspectos diferentes:

1. Antes: ¿Con qué facilidad puede empezar a tomar notas?

2. Durante: ¿Qué tan rápido puede escribir todo?

3. Después: ¿Con qué facilidad puede resurgir notas relevantes?

Hay cientos de metodologías de toma de notas entre las que los líderes pueden elegir, pero he encontrado que las siguientes tres son especialmente útiles. Considere usar el marco anterior para ayudarlo a compararlos, clasificarlos y encontrar el método que funcione para usted y ayude con su productividad.

1. Toma de notas durante una reunión de empresa

Objetivo: capturar la esencia y compartirla con los participantes

Profundicemos en el método básico que llamo «metodología del sentido común». Si está a cargo de documentar una reunión con su equipo, realizar un seguimiento de estas cinco secciones puede ayudarlo a lograr el objetivo:

1. Tema

2. Detalles de la reunión (fecha y hora, participantes, ubicación)

3. Conclusiones

4. Elementos de acción

5. Notas

Sus conclusiones y elementos de acción generalmente se escribirán al final de la reunión, pero sugiero que los coloque en la parte superior de sus notas, ya que pueden ser buenos resúmenes cuando lea el documento unos días o semanas después.

2. Toma de notas para uso privado

Objetivo: para capturar notas privadas rápidas sobre la vida personal y empresarial, con tareas pendientes y recordatorios

Mucha gente todavía usa cuadernos físicos y un sistema trivial de notación: cada página es una nota, con la fecha en la parte superior y ¡voilà! No puedo culparlos; es rápido y divertido (y puedes dibujar y garabatear). Es perfecto para intercambiar ideas.

Sin embargo, puede requerir mucho esfuerzo recuperar y comprender estas notas porque están escritas cronológicamente. ¿Qué pasa si necesita una nota que está en un cuaderno anterior escondido en algún lugar? Estas notas también pueden no tener prácticamente ninguna organización: una nota puede ser sobre un pasatiempo y la siguiente sobre una reunión profesional.

Teniendo en cuenta que la mayoría de los teléfonos inteligentes y las computadoras vienen con una aplicación para tomar notas preinstalada, muchas personas tienden a reemplazar sus computadoras portátiles con la versión digital. Aquí están mis recomendaciones para sus notas digitales:

Crear pilas: Las pilas son los equivalentes virtuales de sus cajones donde coloca sus viejos cuadernos físicos. Las dos pilas obvias son personales y profesionales.

Crea cuadernos dentro de las pilas: En cada pila, cree cuadernos con el nombre de las diferentes categorías. Estos actúan como carpetas. Por ejemplo, en la pila personal, puede tener varios cuadernos como finanzas, pasatiempos, tareas pendientes, etc. En la pila profesional, puede incluir RR.HH., desarrollo empresarial, marketing, etc.

Use hashtags en sus notas: Aunque las funciones de búsqueda están mejorando, recomiendo usar hashtags en sus notas porque cada vez más aplicaciones ofrecen potentes sistemas de filtrado o incluso vistas de gráficos basadas en hashtags, lo que facilita la búsqueda de notas agrupadas por subtemas.

Para sus tareas pendientes / recordatorios, use la Matriz de Eisenhower: Muchos teléfonos tienen aplicaciones separadas para tareas pendientes, recordatorios y notas, lo que puede hacer que las cosas sean confusas. Sugiero administrar todo en sus notas. Una nota puede contener elementos de acción y ciertos elementos de acción deben realizarse antes de una fecha determinada. Recomiendo utilizar la metodología Eisenhower Matrix. Use una de las siguientes etiquetas para agregar sus tareas pendientes:

• #Urgent #Important: cosas que hacer lo antes posible

• #Urgent #NotImportant: cosas para delegar en otra persona

• #NotUrgent #Important: cosas que puede hacer en el futuro (¡fije una fecha!)

• #NotUrgent #NotImportant: cosas que normalmente puede archivar

3. Tomar notas como segundo cerebro

Objetivo: documentar tu vida

Si es un investigador que trabaja en una propuesta de subvención, un autor que escribe un libro nuevo o simplemente alguien interesado en la productividad y que quiere minimizar el tiempo y el esfuerzo para recordar interacciones e información, es posible que le interese un sistema más sofisticado.

La nueva tecnología ha facilitado la adopción de nuevas metodologías. Por ejemplo, encontré la metodología Zettelkasten, que es un proceso que ayuda a conectar un red de pensamientos, útil al tomar notas. Creado por Niklas Luhmann en la década de 1950, Zettelkasten lo ayudó a publicar más de 50 libros y 600 artículos.

Cada nota contiene un identificador único, un cuerpo y un pie de página con referencias. Cuando utilice el método Zettelkasten, busque un software para tomar notas que permita una visualización de gráficos de red, lo que facilita la navegación por las notas y la búsqueda de patrones y constelaciones de temas.

Recomiendo organizar estas notas con la estructura PARA: proyectos, áreas, recursos y archivo.

• Proyecto: una serie de tareas vinculadas a un objetivo, con una fecha límite. Por ejemplo, presentar propuesta de subvención, preparación para la reunión trimestral

• Área de responsabilidad: ámbito de actividad con un estándar a mantener en el tiempo. Por ejemplo, finanzas, desarrollo profesional, crecimiento personal, planificación futura

• Recurso: temas o temas de interés permanente. Por ejemplo, gestión de proyectos, runbooks, registros.

• Archivo: donde almacena temas inactivos de las otras categorías. Por ejemplo, proyectos pasados ​​que se completaron

Independientemente del sistema de toma de notas que utilice, es importante recordar que las notas no son ensayos ni transcripciones. Haga el esfuerzo de resumir. No solo recordará mejor lo que importa, sino que será mucho más fácil profundizar en sus notas más adelante, que es el propósito de tomar notas. Personalmente, me obligo a escribir una micro nota que tenga menos de 300 caracteres por elemento notable. Una reunión de una hora a menudo da como resultado solo cinco o seis micro notas.


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