CEO en MD Logica, así como conferencista y autor que cubre negocios, marketing y estrategia.

La pandemia mundial en curso y los avances realizados en el campo tecnológico se complementan entre sí para generar cambios innovadores en las formas en que las empresas pueden comunicarse virtualmente.

El Instituto de Productividad Corporativa informa que 87% de las grandes organizaciones han evaluado que su negocio está cambiando rápidamente. El trabajo remoto se encuentra entre estos cambios que han hecho necesario que las organizaciones adopten plataformas digitales. Dado que esta es una forma relativamente nueva de trabajar y comunicarse para muchas empresas, los líderes en entornos virtuales se han enfrentado a muchos desafíos organizativos en la gestión de su fuerza laboral debido a la imprevisibilidad.

Para que sus equipos virtuales sean un éxito, trabaje para desarrollar un enfoque comprensivo y empático para mantener la moral y la motivación de los empleados y, al mismo tiempo, tener en cuenta la salud mental. A continuación, se ofrecen algunos consejos prácticos que los líderes virtuales pueden incorporar para tratar con sus equipos con diligencia.

1. Utilice las plataformas adecuadas para comunicarse.

La transición a la comunicación virtual requiere tener una plataforma adecuada para cada tipo de comunicación. Algunos problemas pueden requerir asistencia inmediata y algunos pueden requerir la colaboración entre diferentes departamentos.

En momentos como estos, recuerde ser paciente, ya que puede ser necesario un poco de prueba y error antes de encontrar la plataforma de comunicación adecuada para su equipo. Además, comprenda que puede pasar algún tiempo antes de que todos sus empleados se sientan cómodos con el uso de la tecnología.

A continuación, se muestran algunas plataformas adecuadas para varios tipos de comunicación:

Correo electrónico: Utilice la comunicación por correo electrónico para las discusiones a las que tendrá que hacer referencia más adelante, como las instrucciones a seguir para un proyecto en particular o mensajes detallados.

Video: Las aplicaciones como Zoom y Google Hangouts son herramientas de videoconferencia populares que puede utilizar para realizar reuniones «cara a cara». La investigación muestra que sesenta y cinco% de las personas son aprendices visuales, lo que hace que la videoconferencia sea una excelente manera de integrar nuevas estrategias.

Teléfono: Las llamadas telefónicas son factibles para transmitir mensajes que no requieren mucho tiempo.

Plataformas basadas en la nube: Cuando se trabaja de forma remota, puede haber ocasiones en las que los miembros del equipo tengan que colaborar en los mismos documentos o revisar y editar en consecuencia. Para dicha colaboración, las plataformas basadas en la nube como Dropbox y Google Drive pueden resultar valiosas.

2. Realice reuniones solo cuando sea necesario.

Recuerde que sus compañeros de equipo pueden estar ubicados en diferentes áreas con diferentes zonas horarias en el trabajo remoto. Por lo tanto, es posible que no sea posible que todos se unan a una reunión al mismo tiempo. Sin embargo, para asuntos esenciales, comunique la hora y la agenda de la reunión con bastante anticipación para que los empleados puedan hacer arreglos previos. Un excelente líder virtual sabría cuándo es indispensable realizar una reunión y que todos estén presentes. Trabaje para identificar cuándo las reuniones son absolutamente necesarias.

Además, al realizar reuniones, establezca algunas reglas básicas para garantizar una transición sin problemas de la reunión interna a la reunión virtual:

• Puede pedir a todos los miembros de la reunión que silencian sus micrófonos y que solo lo activen cuando estén hablando. Esto ayuda a garantizar que no haya ruido de fondo y que todos puedan escucharse con claridad.

• Pida a los participantes que inicien sesión cinco minutos antes de que comience la reunión para que puedan realizar ajustes de audio y video.

• Pida a todos que limiten sus distracciones y se sienten en una zona sin ruido.

3. Tenga expectativas realistas sobre la disponibilidad.

El trabajo virtual puede ser un desafío por varias razones. No solo existen múltiples distracciones que los empleados pueden enfrentar en casa, sino que también pueden existir problemas de conectividad a Internet que podrían impedir que un empleado entregue el trabajo a tiempo. En tales casos, comprenda la situación y tenga expectativas realistas sobre la disponibilidad de todos.

Es posible que no todo el mundo tenga acceso a un dispositivo o una conexión a Internet sobre la marcha, por lo que si un empleado no está presente en una reunión o envía el trabajo al final del día, no significa necesariamente que esté holgazaneando. Comunicar expectativas realistas desde el principio fomenta la confianza y la comprensión en su equipo virtual, lo que puede conducir a una fuerza laboral saludable.

4. Sea transparente con su fuerza laboral.

Especialmente en estos tiempos de incertidumbre, cuando los empleados luchan por cumplir con los plazos y los objetivos de la empresa, sugiero que los líderes reconozcan los desafíos que todos enfrentan y aborden cómo va a superarlos. La falta de comunicación y transparencia puede llevar a los empleados a sacar conclusiones erróneas.

Como líder, recuerde mantener a sus empleados a bordo con los cambios que se están introduciendo en la empresa. Comparta sus planes y objetivos para que todos tengan una dirección clara para los objetivos de la empresa y alineelos con las estrategias de trabajo.

5. Sea claro y conciso en su comunicación.

Una de las desventajas de la comunicación virtual es que, dado que no puede ver físicamente a los miembros de su equipo, puede ser difícil captar señales sociales como sus expresiones o lenguaje corporal. Por lo tanto, no siempre es fácil saber si los miembros de su equipo están satisfechos a menos que se lo facilite.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para establecer una comunicación precisa:

Establecer una agenda: Puede ser fácil que las reuniones se vuelvan locas cuando todos traen sus agendas a la mesa. Establecer metas y un plan específico para discutir con anticipación puede garantizar que todos estén en la misma página.

Gestionar expectativas: Comunique a los miembros de su equipo cómo desea que interactúe cada uno de ellos. Si hay una reunión entre dos departamentos, pero el plan se centra en el trabajo de un departamento, asegúrese de que los micrófonos del otro departamento estén silenciados. Además, pregunte a los miembros de su equipo cómo se sienten más cómodos comunicándose y luego decida cuál es el mejor modo para su reunión.

Las estrategias de liderazgo virtual pueden ser complicadas de dominar, pero no existe un estándar establecido que los líderes deban cumplir. Recuerde que el simple hecho de utilizar tácticas de comunicación de liderazgo internas tradicionales puede que ya no dé los mismos resultados.

Para una cultura de trabajo eficiente, sistemática y organizada, invierta en tácticas nuevas e innovadoras que puedan mejorar las operaciones diarias de su gente. E implemente los consejos y estrategias que describí para ayudar a fomentar un equipo remoto empático y eficiente.


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