Monique Mardinian, fundadora y directora ejecutiva de Tecnologías Zii.

La pandemia de Covid-19 puso en pausa el panorama de los viajes corporativos. Para adaptarse y prevalecer, el mundo empresarial atravesó nuevas fases, cada una diseñada para mantener las ganancias altas y las pérdidas al mínimo. Pero a medida que la pandemia se desvanece y el regreso a la normalidad se acerca a la realidad, está claro que las empresas de todo el mundo se están preparando para niveles casi normales de viajes de negocios. De acuerdo a KPMG, hay cuatro fases por las que las organizaciones deben trabajar a raíz de la pandemia:

1. Reacción: Responder a los desafíos inmediatos.

2. Resiliencia: Gestión a través de la incertidumbre.

3. Recuperación: Restablecimiento e identificación de oportunidades.

4. Nueva realidad: adaptación a un mundo nuevo.

Creo que las empresas experimentarán esto en particular a medida que los viajes se reanuden después del cierre, y me gustaría agregar un quinto punto:

5. Revolución: herramientas para mejorar las capacidades de viaje en el futuro.

Veamos cada uno de ellos.

Reacción: responder a los desafíos inmediatos

Cuando se trata de las nuevas realidades de la gestión de viajes y gastos (T&E), hemos visto un cambio global en las necesidades, los costos y los efectos de los viajes de negocios corporativos. Industrias norteamericanas en sectores que dependen de los viajes corporativos y que, en circunstancias normales, tienen más de $ 1.283 mil millones en gastos para enviar empleados a más de 117 millones de viajes de negocios (estos son números solo para 2019), tuvieron que respaldar nuevas leyes y regulaciones para implementar una pausa en sus políticas de viaje existentes y cambiar sus reglas para adaptarse a las restricciones globales. Ahora, a medida que se reanuden los viajes de negocios, las corporaciones deberán reaccionar y responder a los desafíos relacionados de restablecer los marcos críticos de viajes corporativos.

Resiliencia: gestión a través de la incertidumbre

Los ejecutivos financieros vieron la oportunidad de reformular los presupuestos que reflejarían los cambios mencionados anteriormente, pero aquí es donde la urgencia de actuar ahora entra en vigencia: el nuevo punto de referencia para los presupuestos de gastos de T&E establecido por finanzas para 2021, utilizando datos de 2020, no será sostenible por mucho tiempo. -término.

Recuperación: restablecimiento e identificación de oportunidades

Habrá un cambio rápido cuando se trata de flexibilizar los protocolos estrictos y reabrir industrias y continuar con los esfuerzos de vacunación. Esto es para lo que puede esperar y prepararse:

• Reducido restricciones para viajar: Con la reapertura de los lugares de trabajo, los gastos de viajes y viajes corporativos se dispararán.

• El regreso al trabajo de oficina significará un rápido aumento en los gastos de viaje.

• Una fuerza laboral más joven y más amigable con los dispositivos móviles ingresará al lugar de trabajo, aumentando las expectativas de digitalización, alto compromiso, plataformas de comunidad de trabajo digital y diálogos directos instantáneos.

• Una nueva adaptación de los viajes de negocios planteará la necesidad de cumplir con las políticas para mantener nuevos esfuerzos presupuestarios que reduzcan los T&E de manera significativa.

• Conectividad interpersonal: La necesidad de tener contacto físico y su impacto psicológico positivo incrementará los viajes corporativos.

Lo que eso significa para la administración de T&E y todos los que informan al respecto:

• Una afluencia de incumplimiento y gastos excesivos incontrolados debido a que los viajeros tienen que volver a familiarizarse con las políticas existentes o las nuevas revisiones; una nueva incorporación masiva de personal que no está familiarizado con las políticas.

• Supervisar y controlar el gasto excesivo a un ritmo más rápido a medida que aumenta el retorno al lugar de trabajo.

• Un aumento en la cantidad de datos en un corto período de tiempo con más gastos en viajes compartidos, compras sin papel y pagos electrónicos, servicios de entrega de alimentos, tarifas de espacio de oficina compartido, etc.

• Reevaluación de las estrategias del deber de cuidado y formas de implementarlas de manera efectiva.

Nueva realidad: adaptarse a un mundo nuevo

Ahora es crucial, si no esencial, implementar informes efectivos de gastos que reduzcan el incumplimiento y redirijan el gasto excesivo a sus resultados finales y estén alineados con su nueva estrategia y objetivos.

Actualmente, en el mercado, existen una variedad de soluciones que ofrecen una forma mejor y más sencilla. El correcto debería ayudar a poner un porcentaje justo del gasto excesivo en el resultado final al lidiar con los problemas de incumplimiento. Sabiendo eso, ¿por qué un viejo sistema que ha estado consumiendo ganancias hasta hoy sería el faro de esperanza para el futuro?

Revolución: herramientas para mejorar las capacidades de viaje en el futuro

Está claro que los datos de T&E de 2020-21 para el gasto en costos no se mantendrán en el futuro. La importancia de planificar una estrategia eficaz, y no solo tener como objetivo un resultado final más rentable, debe ser una prioridad. Brinde a su departamento financiero las herramientas para analizar en profundidad el gasto excesivo e implementar una solución que se adapte y crezca con su negocio y, finalmente, muestre resultados reales y positivos. Esa es la nueva realidad de la gestión de T&E.


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