Fundador y Analista Principal, Investigación ZK con un enfoque en tecnologías emergentes que permiten a las organizaciones transformarse digitalmente.

Mucho se ha escrito sobre el cambio repentino al trabajo a distancia. La pandemia de Covid-19 obligó a las empresas a cerrar sus puertas y enviar a sus empleados a trabajar desde casa. Y a medida que las empresas comienzan a dar la bienvenida a algunos de sus empleados a la oficina, la conversación ha cambiado rápidamente del trabajo remoto al trabajo híbrido.

No podría estar más de acuerdo con Satya Nadella, la CEO de Microsoft, quien dijo: “Durante el año pasado, ningún área ha experimentado una transformación más rápida que la forma en que trabajamos. Las expectativas de los empleados están cambiando y tendremos que definir la productividad de manera mucho más amplia, que incluya la colaboración, el aprendizaje y el bienestar … Todo esto debe hacerse con flexibilidad en cuanto a cuándo, dónde y cómo trabajan las personas «. La flexibilidad es el futuro y la forma en que preparemos y apoyamos a nuestros empleados determinará su éxito.

Fue la tecnología la que nos permitió trabajar de forma remota y será la tecnología la que nos ayudará a entrar en modo híbrido. La pieza más importante de esa ecuación son las herramientas de colaboración que usaremos. Cuando llegó la pandemia, muchas empresas eligieron herramientas en estado de pánico, tratando rápidamente de encontrar formas para que los empleados trabajen juntos desde diferentes ubicaciones. Pero ahora es el momento de dar un paso atrás y pensar en lo que usted y su empresa necesitan. Encuentre las herramientas que respaldarán a sus equipos y lo prepararán para el éxito continuo.

El tipo de trabajo que hace la mayoría de las personas depende de la colaboración constante y constante con los demás. En verdad, la mejor solución para la colaboración es que todos se sienten juntos en una sala. Un segundo cercano es si todos están en productos. No hay escasez de proveedores para elegir, entre los que se incluyen empresas como Avaya, Zoom, RingCentral o Cisco Webex. Esto se debe a que todos usan el mismo medio. Pero como muchas empresas se trasladan a un lugar de trabajo híbrido, con personas tanto en la oficina como en lugares remotos, es increíblemente importante encontrar una solución para que todos puedan estar igualmente representados en las reuniones y mientras colaboran. Esto es importante no solo porque todas las voces deben ser escuchadas, sino porque fomenta y mantiene el compromiso de los empleados.

Existe un peligro innato cuando algunos empleados están en la sala y algunos están en video: desigualdad de experiencia, participación inconsistente y bajo compromiso. La falta de compromiso puede ser el asesino silencioso en las empresas. Aquellos que están pasivamente desconectados terminan yendo, y esta es una preocupación real en un escenario híbrido.

Hay seis claves que debe tener en cuenta al investigar y probar diferentes soluciones para encontrar las herramientas adecuadas para su empresa.

1. Identifique soluciones que imiten las reuniones en persona.

Afortunadamente, existe una gran cantidad de tecnología de inteligencia artificial que hace que el trabajo remoto sea tan (si no más) efectivo que estar allí en persona: herramientas que muestran el nombre de alguien en la pantalla, reconocimiento facial, funcionalidad de gestos, herramientas de transcripción y más.

Las herramientas de transcripción, por ejemplo, pueden cambiar las reglas del juego, y no solo para quienes están en la sala. Es una gran herramienta para quienes tienen la tarea de tomar notas, ya que todos sabemos lo difícil que puede ser tomar notas en tiempo real sin perder algunas partes de la conversación. Pero también, si alguien falta a una reunión, puede ponerse al día rápidamente con solo leer la transcripción. Muchos proveedores, como Avaya y RingCentral, lo incluyen como parte del servicio, pero existen productos independientes como Otter.ai

Webex y BlueJeans funcionalidad de gestos recientemente agregada que captura los movimientos de las manos para que los asistentes puedan reaccionar ante los oradores sin decir una palabra. Por ejemplo, si el director ejecutivo hace una pregunta, alguien puede hacer un pulgar hacia arriba con la mano y un emoticón de «pulgar hacia arriba» aparecerá en su pantalla para que todos lo vean.

2. Reconozca y aborde la «fatiga de las herramientas».

Hay tantas herramientas en el mercado que resuelven una necesidad concreta, pero en muchos casos una empresa acaba utilizando varias para cubrir todas sus necesidades. Hay una herramienta de videoconferencia, una herramienta de pizarra blanca, una herramienta de gestión de proyectos, una herramienta de comunicación … simplemente es demasiado para que los empleados la gestionen. Hay empresas de tecnología que han encontrado buenas formas de fusionar dos o tres de las funcionalidades, pero todavía no existe una solución que vincule todo de forma inherente.

Por lo tanto, mientras usted y su equipo ejecutivo trabajan para identificar las herramientas adecuadas para usar, tenga en cuenta que los empleados alcanzarán un límite de herramientas para administrar. Busque soluciones que permitan una integración perfecta e intente minimizar la cantidad de herramientas utilizadas.

3. Elija tecnologías que funcionen para todos.

Las herramientas que seleccione deben dirigirse a todos los niveles de trabajadores, no solo a los expertos en tecnología. Intuitivo, rápido de implementar y fácilmente integrable son imprescindibles. Y asegúrese de que las herramientas sean inclusivas. La mayoría de las plataformas incluyen funciones de accesibilidad que ayudan a los empleados ciegos o sordos a participar también, incluidos subtítulos, lectores de pantalla y lupas. Y si se reúne con empleados o clientes que hablan otro idioma, Avaya, Zoom y Webex pueden traducir en tiempo real.

4. Haga que el hardware de punto final sea parte de la decisión.

Cuando las personas están en casa, la computadora o el dispositivo móvil es la interfaz principal, pero en la oficina se utilizan sistemas de sala, unidades de escritorio y terminales de conferencias. Estos han evolucionado significativamente en los últimos años y ahora se pueden utilizar a través de interfaces de voz, integración móvil y algunos proveedores, como Mitel, han creado superficies antimicrobianas para detener la propagación de gérmenes. Existe una amplia gama de opciones de terminales con empresas como Cisco, Mitel y Avaya que fabrican sus propios dispositivos para una experiencia totalmente integrada, donde una empresa como Zoom se asocia con terceros para una elección más amplia. La única forma de determinar cuál es mejor para su organización es probándolos.

5. Digitaliza todo

En un mundo donde todos trabajan en un lugar diferente, es fundamental asegurarse de que todo sea accesible digitalmente. La mensajería tiene papel digitalizado para que sea más fácil compartir. La última herramienta de colaboración que se digitalizará es la pizarra. Esta es un área que se ha entendido muy mal y ha experimentado una tremenda evolución. Por ejemplo, el tablero Webex de Cisco permite a los usuarios adjuntar «notas adhesivas» virtuales como lo harían con un tablero físico. Avaya y Zoom tienen pizarrones virtuales integrados en sus productos para reuniones para un acceso rápido. Otro enfoque es digitalizar una placa física como lo hace Kaptivo (rrecientemente adquirida por Lifesize). Esto tiene la ventaja de permitir que las personas usen algo con lo que se sientan cómodos, pero la desventaja es que no es interactivo.

6. ¡Utilice los datos de sus herramientas!

Casi todas estas herramientas proporcionan datos a los usuarios. Algunos proporcionan paneles de administración y otros brindan a los usuarios sus datos individuales. Si tiene los datos disponibles, ¡utilícelos! Protéjase del agotamiento de los empleados limitando el número de horas de reuniones al día. El «agotamiento de zoom» es algo real y los gerentes pueden usar esta información para ayudar a mantener las reuniones al mínimo. Hay muchos datos generados a partir de estas reuniones, incluido el compromiso. Vigilar estas estadísticas puede ayudar a medir y mejorar la productividad general. Solo recuerde mantenerlo todo en marcha. Lo último que desea es que los empleados piensen que los está espiando.

La colaboración conduce al éxito y todos queremos brindarles a nuestros empleados las herramientas para comunicarse y tener éxito. Tómese el tiempo para encontrar las herramientas adecuadas e implementar los procesos adecuados para que el trabajo híbrido sea lo más productivo posible.


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