Gavin Macomber es el director ejecutivo de Cloudli.

Pregúntele a cualquier millennial sobre el uso de una máquina de fax y probablemente obtendrá una mirada en blanco … o algo peor. La máquina de fax es un símbolo de una era pasada, reemplazada por aplicaciones e Internet. Al menos, eso es sabiduría convencional.

Sin embargo, muchos se sorprenderán al saber que 9 mil millones de faxes fueron enviados el año pasado solo en atención médica, y todavía es un gran industria global. Hoy en día, el fax se utiliza en empresas de todos los tamaños, desde oficinas en casa y empresarios individuales hasta los gigantes empresariales de Fortune 100. Los sectores que más dependen del fax incluyen atención médica, servicios financieros e hipotecas, legal, fabricación, transporte y logística. Pero incluso los sectores que no dependen del fax necesitan la tecnología.

Entonces, ya sea que trabaje en una industria centrada en el fax o solo necesite enviar faxes en raras ocasiones, deberá contabilizar el fax de una forma u otra. Por supuesto, el envío de faxes ha cambiado a lo largo de los años. En la actualidad, existen tres opciones principales de servicio de fax para la mayoría de las empresas: envío directo de faxes utilizando una máquina de fax o dispositivo multifunción, servicios virtuales que aprovechan el correo electrónico o una API y servicios de línea de fax T.38 en tiempo real para envío de faxes de gran volumen.

Antes de elegir qué solución de fax es adecuada para usted, considere los pros y los contras de cada caso de uso:

Opción 1: Envío directo de faxes

El envío directo de faxes puede ser compatible con líneas telefónicas de cobre heredadas o mediante la conversión de máquinas de fax y MFD existentes a IP mediante la instalación de un ATA y el uso de líneas de fax IP. Por ejemplo, una pequeña oficina de abogados donde los asistentes legales necesitan enviar faxes y recibir acuerdos y contratos debido al hecho de que las firmas enviadas por fax se aceptan como legalmente vinculantes, podría utilizar el envío directo de faxes.

Pro: El fax local mantiene el cómodo status quo para los usuarios.

Pro: Si convierte sus dispositivos heredados a fax IP con ATA, generalmente puede reducir sus costos de fax, ya que la tecnología IP hace que el envío de faxes a larga distancia sea muy asequible. (Tenga en cuenta que el envío directo de faxes con líneas de fax heredadas puede resultar caro, ya que las tarifas por minuto de larga distancia pueden acumularse rápidamente).

Estafa: El fax autónomo requiere que primero imprima los documentos y los haga una copia impresa, lo que puede ser problemático en lo que respecta a su administración y seguridad.

Mantener las líneas de fax directas en su lugar puede ser una solución eficaz para algunas organizaciones que desean preservar la misma experiencia de fax para sus usuarios. En este escenario, el uso de un ATA para acceder a la conectividad de fax IP puede ser una solución eficaz y confiable que puede costar menos y al mismo tiempo preservar la experiencia del usuario.

Opción 2: Fax virtual (basado en correo electrónico)

Cuando la gente piensa en trasladar su fax a IP, lo que a menudo viene a la mente es el fax virtual. El fax virtual puede ser particularmente útil en entornos donde las personas a menudo están en movimiento y necesitan enviar faxes de forma remota. Los agentes inmobiliarios son un gran ejemplo de ello; la capacidad de los agentes de bienes raíces para enviar y recibir ofertas y aceptación desde cualquier lugar permite transacciones más eficientes para sus clientes. En el explosivo mercado actual, el tiempo es fundamental y la capacidad de enviar faxes desde cualquier lugar puede ayudar a concretar los tratos.

Pro: El fax basado en correo electrónico puede ser particularmente conveniente si tiene muchas oficinas o trabajadores remotos que necesitan enviar y recibir faxes. Básicamente, cada usuario tiene una máquina de fax alojada dentro de su cliente de correo electrónico, lo que les permite enviar y recibir faxes sin problemas en cualquier momento y lugar.

Pro: El fax virtual puede ser muy rentable, ya que hay una variedad de planes de fax virtual disponibles en el mercado para satisfacer una amplia gama de requisitos de volumen y usuarios.

Estafa: El fax virtual introduce un intermediario en el proceso de fax; no existe una conexión directa entre las partes emisora ​​y receptora. Esto puede ser problemático si su empresa tiene ciertos requisitos de cumplimiento normativo que respaldar (por ejemplo, HIPAA, FERPA y SOX).

El fax virtual puede ser una buena opción para las organizaciones que buscan una solución de fax digital que funcione desde cualquier lugar. Pero para las organizaciones con requisitos de cumplimiento normativo, problemas de seguridad de los datos y mayores volúmenes, esta solución puede no ser ideal.

Opción 3: líneas de fax T.38 en tiempo real (troncales)

T.38 es el protocolo estándar IEEE para fax sobre IP y se puede implementar a través de troncales SIP para reemplazar las conexiones de fax heredadas que admiten servidores de fax de gran volumen. (Divulgación completa, mi empresa ofrece este servicio, al igual que otras). Su caso de uso se ve con frecuencia en la atención médica. De hecho, una asombrosa tres cuartos de la comunicación médica en los EE. UU. se realiza por fax.

Pro: El fax T.38 en tiempo real es en tiempo real sin intermediarios que interrumpan la conexión entre el remitente y el receptor. Esto significa que no habrá retrasos en la recepción de los resultados del estado de entrega, menor oportunidad de comprometer la integridad de los datos y un cumplimiento más fácil de las regulaciones como HIPAA porque los datos no se almacenan en la transmisión.

Pro: Además de ser seguro, el fax T.38 también se puede cifrar para ofrecer un nivel adicional de protección. Esta es una ventaja significativa sobre el fax heredado, que no se puede cifrar. Considere buscar cifrado AES para fax T.38.

Estafa: No todos los faxes sobre IP del mercado son faxes T.38. Algunos proveedores pueden transportar los medios (datos de imagen de fax) a través de un protocolo de voz (G.711, para los interesados), lo que puede provocar tasas más altas de fallos en la entrega debido a la pérdida de paquetes. Del mismo modo, no todas las soluciones de fax T.38 son iguales. Considere sus opciones cuidadosamente para asegurarse de que su proveedor tenga la experiencia necesaria para hacer frente a las demandas de calidad realizadas por fax.

El envío de faxes sigue vivo y coleando en todo el mundo. Hay una variedad de opciones disponibles que son flexibles, asequibles y confiables. Alejarse de las soluciones analógicas puede ahorrar dinero y ofrecer una mayor comodidad y funcionalidad a la solución. Dependiendo de sus necesidades, existe una solución de fax para usted. ¡Feliz envío de faxes!


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