Anne Lackey es la cofundadora de HireSmart Empleados virtuales, una firma de recursos humanos de servicio completo que ayuda a otros a reclutar, contratar y capacitar a los mejores talentos globales.

Los indicadores clave de rendimiento, conocidos como KPI, a menudo se consideran necesarios. Pero al trabajar con cientos de directores ejecutivos y equipos ejecutivos en mi empresa de RR.HH. de servicio completo, descubrí que no siempre se ponen en práctica o se utilizan de forma eficaz.

¿Porqué es eso?

1. Los gerentes no saben cómo crear KPI para el equipo.

Creo que todos comprenden el valor que la gestión a través de KPI puede proporcionar a todos los miembros del equipo. Sin embargo, la mayoría de las personas no comprenden completamente cómo empezar a usarlos.

Para tener KPI significativos, debe comenzar con el objetivo general de la empresa: ¿Por qué existe la empresa? Luego, pregúntese: ¿Cuál es la función de cada departamento que apoya el objetivo de la empresa? ¿Qué roles encajan en ese departamento para apoyar el objetivo?

Una vez que haya mapeado esto, establecer los KPI debería ser bastante sencillo. Aquí hay un ejemplo: supongamos que soy dueño de una empresa de fabricación de calzado. El objetivo general sería vender zapatos. Para respaldar este objetivo, el departamento de contabilidad, por ejemplo, se asegura de que se pague a los proveedores a tiempo, que se pague a los trabajadores según lo acordado, que se recauden las cuentas por cobrar y que se proporcionen informes de previsión para la planificación.

Un ejemplo de los KPI del empleado de cuentas por pagar podría ser que el 95% de las facturas se pagan por plazo. Esto sería rastreado e informado semanalmente. Mientras tanto, los KPI de un empleado de cuentas por cobrar podrían ser que el 5% de los cobros no estén vencidos por más de 60 días. Finalmente, los KPI de un empleado de nómina podrían ser que el informe de excepción de nómina se extraiga y resuelva 24 horas antes del procesamiento.

Al utilizar esta estrategia simple, puede identificar fácilmente KPI significativos para comenzar. A medida que avanza, estos KPI se pueden mejorar y cambiar, pero creo que este es el mejor método al principio.

2. Los KPI se discuten una vez al año y nunca se vuelven a examinar.

Los KPI deben ser un debate continuo y pueden cambiar con el tiempo a medida que se establecen las rutinas. Al igual que un atleta revisa sus estadísticas y su progreso después de cada entrenamiento, sus empleados deben evaluar y revisar sus KPI con regularidad. El gerente debe proporcionar retroalimentación periódica sobre su progreso, evaluar lo que va (o no) bien y compartir pensamientos e ideas para mejorar.

Recomiendo realizar reuniones semanales 1 a 1 con informes directos, así como reuniones de departamento mensuales. Discuta el progreso y revise también los KPI del departamento y de la empresa. Idealmente, cada KPI que se revisa contribuye a los objetivos generales de la empresa y hace avanzar la aguja.

3. Los KPI se establecen como deseos y no como métricas alcanzables.

Algunos gerentes aplican una filosofía más orientada a los objetivos al establecer los KPI, como, “Dispara a la luna. Incluso si fallas, aterrizarás entre las estrellas «. Pero creo que esa forma de pensar perpetúa el fracaso.

El éxito genera éxito. Por lo tanto, al principio, establezca KPI que sean fácilmente alcanzables y celebre las victorias y los éxitos. Luego, a medida que revisa sus KPI con frecuencia (como expliqué anteriormente), aumente gradualmente. Comience con una línea de base de logros para el rol y luego aumente poco a poco hasta que la métrica esté lo suficientemente marcada.

4. Hay demasiados KPI para gestionar de forma eficaz.

Recomiendo seleccionar de tres a cinco KPI para evaluar y medir en cualquier momento. Monitorear más de cinco KPI se convierte en una distracción del trabajo que debe realizarse. Elija los principales KPI que harán avanzar su negocio o departamento.

El uso de KPI puede ayudar a sus empleados a comprender completamente cómo es un «buen trabajo», permitirles concentrarse en las tareas que mejoran el negocio y simplificar la administración al eliminar el componente de personalidad.


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