Fundador y CEO de Apartamentos cerca de mí, una marca de vivienda asequible enfocada en comunidades multifamiliares en los Estados Unidos.

De vez en cuando, reevalúo cuántos empleados de oficina se necesitan para ejecutar las operaciones dentro de mi organización. Cuando comencé, tenía un complejo de apartamentos con 432 unidades, yo y una persona de recepción como personal de oficina. No hace falta decir que esos tiempos fueron difíciles. Los dos éramos responsables de todo, desde el arrendamiento hasta el marketing, el mantenimiento, las inspecciones, las finanzas e incluso los asuntos legales. Durante esos tiempos, e incluso ahora, me pregunto, ¿cuál es el equilibrio adecuado de los empleados de oficina además de cómo se puede hacer el trabajo de manera más eficiente? Ahora estamos unos años más tarde, y mi otrora persona de recepción es ahora mi gerente regional que ayuda a navegar por la organización. Sin embargo, la única pregunta que todavía no puedo responder es cuántos empleados necesito.

Existe un término «tasa de utilización» también conocido como UR, que a menudo se define como la cantidad de tiempo disponible de un empleado, expresado como un porcentaje, utilizado para el trabajo productivo y facturable. Una pregunta que me hago a menudo es: ¿cuál es la mejor UR a la que aspirar en términos de gastos y bienestar de los empleados, ya que siempre hay una compensación? Una organización que está operando al 100% de UR se agotará más rápido, no tendrá indulgencia con situaciones inesperadas y no tendrá cobertura en el caso de ausencias. Sin embargo, por otro lado, 0% UR tampoco es una inversión financiera sólida porque entonces no se está haciendo ningún trabajo en absoluto.

Es importante anotar cómo debemos observar y calcular nuestro UR. Muchas veces, los empleados parecen más ocupados de lo que realmente están, y algunas de las tareas de oficina no se pueden cuantificar para calcular para propósitos de UR.

Adoptamos un enfoque diferente del asunto analizando la posición del empleado y evaluando las funciones de las tareas y procesos. También definimos el núcleo de nuestros negocios y todos los procesos que lo sustentan, lo que ayudó a distinguir y organizar nuestras prioridades. Al desglosar nuestra funcionalidad, pudimos comenzar a cronometrar los procesos y verificar nuestro UR mientras encontramos nuevas formas de automatizar otros procesos. Otra opción que elegimos fue monitorear la satisfacción de los empleados en función de la RU. Uno de nuestros objetivos es aumentar el bienestar y la eficiencia mientras encontramos el equilibrio adecuado. Sorprendentemente, esto nos permitió entender que un UR del 80% es nuestro punto óptimo. También descubrimos que al reorganizar y fusionar nuestras funciones, pudimos reducir la plantilla necesaria en todos los ámbitos.

Cada industria es diferente. Según mi experiencia en el sector inmobiliario residencial, el estándar suele ser un empleado de oficina por cada 100 apartamentos. Los bienes raíces, incluidos los residenciales, en general, son muy tradicionales y han cumplido con esos estándares durante muchos años. La clave es continuar innovando y encontrar nuevas formas de brindar un mejor servicio. La gente suele acostumbrarse a los hábitos tradicionales y antiguos, pero como empresa, la misión es siempre encontrar nuevas formas de estar a la vanguardia. La pandemia de Covid-19 supuso desafíos extraordinarios para las empresas en todos los ámbitos, pero las organizaciones que fueron creativas, capaces de adaptarse, optimizar e innovar pudieron sobrevivir al nuevo clima. He visto tiendas de electrónica que se están convirtiendo en autoservicio, centros de llamadas que permiten a los empleados trabajar desde casa y fabricantes que aumentan la automatización para reducir la dependencia del trabajo duro. Una de las claves del crecimiento es la optimización, y siempre debemos tratar de encontrar formas de lograrlo.


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