Eric McDermott es el fundador de NēXTpectations. Ayudar a los equipos empresariales a alinearse con el futuro. Seguir en LinkedIn.

No soy fanático de incumplir “como siempre se han hecho las cosas” cuando no puedo encontrar una buena razón para ello. Independientemente de su industria, negocio o carrera, existe una tradición que silenciosamente se ha convertido en un ladrón de tiempo, una fuente de estrés y un asesino de la productividad.

Me refiero a su calendario, y más específicamente a los 30, 60 y 90. Esos números «mágicos» de minutos parecen ser la duración predeterminada para prácticamente todas las reuniones y citas. Lo entiendo. Se adaptan perfectamente a nuestros días, entonces, ¿por qué no? Incluso puede ver un día con muchas reuniones consecutivas como esta y maravillarse de lo productivo que se ve. Incluso podría apilar un día y llamarse a sí mismo un «guerrero de la productividad», cuando de hecho, nada podría estar más lejos de la verdad.

Si me preguntas, los números 30, 60 y 90 pueden ser en realidad algunas de las cosas más importantes que se interponen en el camino de maximizar la productividad en tus equipos y tu agenda personal. Permítanme exponer mi caso usando dos categorías:

• Las cosas visibles: Estas son cosas como nuestras citas (reuniones, llamadas telefónicas, etc.). Las cosas que normalmente se encuentran en nuestro calendario en una de esas reuniones de 30, 60 o 90 minutos.

• Las cosas invisibles: Estas son las cosas que se arrastran, surgen y se cuelan en nuestro día. Estas son tareas críticas como devolver llamadas, capturar compromisos, hacer un seguimiento, prepararse para la próxima reunión, llegar a la próxima reunión, tomar café, tomar un refrigerio o, Dios no lo quiera, correr al baño. Aunque son críticos, rara vez se les concede un lugar visible en nuestros horarios. En cambio, solo nos queda esperar encontrar el tiempo para que ellos lo hagan mágicamente.

Estas tareas invisibles pueden parecer muy rápidas. Podríamos pensar que llegaremos a ellos más tarde, pero ¿no es así? No podemos encajarlos en las fracciones de segundo de gracia antes de nuestra próxima cita. Suponiendo que recordemos, ¿esperamos hasta el final del día y trabajamos hasta tarde? ¿O te conviertes en «esa persona» que llega tarde a la próxima cita con una razón realmente dramática por la que llegas tarde?

Entonces, ¿cómo se relaciona todo eso con las citas y reuniones de 30, 60 y 90 minutos? Por lo general, apilamos estas citas una tras otra. Y literalmente no hay tiempo para las cosas invisibles. ¿Por qué hacemos esto? ¡Somos humanos, no viajeros en el tiempo!

Propongo un cambio simple que producirá un gran impacto:

• Cambie las reuniones de 30 minutos a 25 minutos, más un descanso de 5 minutos.

• Cambiar las reuniones de 60 minutos a 45 minutos, más un descanso de 15 minutos

• Cambie las reuniones de 90 minutos a 75 minutos, más un descanso de 15 minutos.

Con este cambio aparentemente pequeño, podrá ver cómo cumple la misma cantidad de citas en su día, ¡pero ahora tiene tiempo para todas las cosas invisibles!

Confieso que no es una idea completamente nueva. Supuestamente, la gente de Silicon Valley, por ejemplo, ha estado probando variaciones de esto durante algún tiempo. Sin embargo, por alguna razón, no ha atraído a las masas.

La inercia de la tradición puede ser fuerte. Puede encontrar resistencia si intenta implementarlo en sus propios equipos. (Ciertamente lo hice). Pero una vez que lo haces, los resultados pueden ser asombrosos. En su próxima reunión, pregunte a las personas cómo les gusta que las reuniones pasen directamente de una a otra. Alerta de spoiler, a nadie le gusta. ¡Entonces, propones la solución para arreglarlo!

Dejemos de intentar ser «guerreros de la productividad» pretendiendo hacerlo todo, corriendo con el pelo en llamas, distraídos y perpetuamente atrasados. En cambio, seamos simplemente productivamente humanos. Sé que puede que no tenga el mismo tono pegadizo, pero puede producir un día mucho más productivo y satisfactorio.


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