Copropietario de nDemand Consulting, MBA, PMP, LSSBB, certificado SAFe® 5 Agilist: aplica experiencia e infusión de tecnología para el crecimiento de los ingresos.

2020 ha cambiado el panorama para la gestión de crisis en aspectos incluso más allá de una pandemia global. Muchas organizaciones ahora se están enfocando y afinando su planificación de gestión previa a la crisis a nivel de empleados y proyectos.

Al formar un equipo, muchos gerentes de proyectos se enfocan en identificar los requisitos del proyecto y establecer cronogramas. Sin embargo, si desea evitar problemas, es importante establecer relaciones entre los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes antes de que surja cualquier problema. En el trabajo de mi empresa centrado en contrarrestar el extremismo violento (CVE) en África, estamos capacitando a periodistas sobre medidas preventivas para minimizar el caos cuando ocurre un CVE o un problema delicado. Descubrí que los mismos conceptos de capacitación que aplicamos se pueden aplicar a empresas y organizaciones. Siga estos consejos para realizar una gestión previa a la crisis y desarrollar un plan sólido.

Realizar auditorías.

Las auditorías en el mundo CVE consisten en preparar a los periodistas para los peores escenarios, entornos hostiles y posibles campañas de desinformación. De manera similar, los gerentes de proyectos y los líderes dentro de las organizaciones deben identificar las vulnerabilidades que podrían convertirse en una situación de distracción y monitorear las quejas de los clientes, los comentarios de los empleados sobre los procesos y los resultados informados en los estados financieros. La realización de reuniones mensuales o trimestrales puede ayudar a que surjan problemas potenciales. Recompense a los empleados que presenten deficiencias, incluso si es incómodo hacerlo. Los empleados deben sentirse capacitados para decir algo cuando vean algo que pueda causar una situación de crisis.

Compare su organización con la competencia.

Al igual que la vieja frase «el éxito deja pistas», también lo hacen las crisis. Para establecer el valor de su equipo autónomo, investigue cómo los competidores manejan sus negocios. Es posible que descubra que sus mejores prácticas funcionan mejor que las que conoce y ha utilizado antes. Los riesgos potenciales pueden revelarse en momentos inconvenientes cuando no está preparado para ellos. Al participar en conferencias de la industria, puede establecer contactos con otros empleados con intereses y desafíos similares.

Categorizar datos.

La inteligencia artificial (IA), específicamente el análisis de sentimientos, se está volviendo más popular dentro del espacio de prevención de crisis y puede ser directamente aplicable a las organizaciones. En resumen, el análisis de sentimientos es un medio de recopilar y analizar texto y lenguaje natural para derivar el temperamento general de un grupo de datos. Por ejemplo, si una organización acaba de lanzar un nuevo producto y desea recibir comentarios iniciales de los clientes, podría implementar la automatización de procesos robóticos (RPA) en Internet y las redes sociales para buscar declaraciones de clientes. Posteriormente, esas declaraciones se pueden estratificar en grupos de comentarios positivos o negativos a través de un comando de IA. Dicho todo esto, la forma en que se categorizan esos datos para derivar un «problema» o una posible crisis puede ser fundamental para crear o deshacer el nuevo producto de una organización.

Para analizar problemas, recopile información de una manera que sea fácil de buscar e interpretar. Conserve el contenido para que los empleados puedan revisar los problemas anteriores informados para encontrar soluciones para los desafíos actuales. Proteja la reputación de su empresa y la productividad de su equipo al permitir un fácil acceso a los datos y las historias sobre la resolución de problemas.

Crea un plan de comunicación.

Para que un plan de gestión anterior a la crisis sea eficaz, debe tener contingencias para prácticamente todos los peores escenarios. Por ejemplo, en los países que enfrentan actividades de extremismo violento, los planes de contingencia a gran escala, como la sucesión de líderes, la violación y copia de seguridad de datos y las comunicaciones hostiles de toma de control, son fundamentales. Afortunadamente, para los equipos y los líderes de proyectos, he descubierto que el margen de error no es tan perjudicial.

Establezca un plan para manejar problemas potenciales, como fallas de productos, conflictos interpersonales o fechas límite incumplidas. Su plan de comunicación debe identificar un portavoz para los problemas y establecer capacitación para que los empleados manejen la crisis junto con medidas de contingencia. Comunicarse de forma rápida y precisa puede mantener o restaurar la confianza del cliente en una crisis. Elija la estrategia de mensajería adecuada para la situación. El correo electrónico puede resultar útil para una amplia audiencia. Los medios impresos tienden a ser efectivos como refuerzo en mi experiencia. Las reuniones pueden brindar una oportunidad para que las personas hagan preguntas y reduzcan la ansiedad. Nunca mienta ni especule.

Conclusión

Al evaluar continuamente su plan de gestión anterior a la crisis y su estrategia de comunicación, puede ayudar a garantizar que su mensaje llegue a la audiencia que desea. Al prepararse con anticipación para posibles problemas, puede implementar una contramedida rápidamente en caso de que ocurra tal evento. Asuma riesgos para ser innovador, pero hágalo solo después de una cuidadosa consideración.


Consejo Empresarial de Forbes es la principal organización de crecimiento y creación de redes para empresarios y líderes. ¿Califico?


Dejar respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here