Por Frank B. Mengert, Fundador // CEO @ ebm.

Esta es la época del año en la que las empresas deciden si mantener sus soluciones tecnológicas de recursos humanos existentes o realizar algunos cambios que se adapten mejor a sus necesidades.

Pero incluso si cree que sabe lo que necesita, es posible que no sepa por dónde o cómo empezar. Hay tantas plataformas tecnológicas en el mercado. El proceso puede resultar abrumador, frustrante e inductor de ansiedad, pero no tiene por qué serlo.

Estas son las tres fases para seleccionar la mejor solución de tecnología de recursos humanos para su negocio.

1. Planificación: identifique el problema, el presupuesto y los elementos imprescindibles de su negocio.

Antes de solicitar solicitudes de propuestas o entretener a posibles socios, debe concentrarse en el problema comercial que absolutamente necesita resolver.

Fíjate como dije negocio problema y no solo un HORA problema. Recuerde, este no es un enfoque limitado; tienes que empezar de par en par. Hacer una lista de los principales problemas que afectan a su organización y dónde las personas pasan la mayor parte de su tiempo es un gran comienzo. Muchos nunca se han tomado el tiempo para ver lo que hacen durante el día, la semana, el mes, el trimestre y el año, y el tiempo es valioso, no solo para RR.HH., TI y otras partes interesadas, sino para toda la organización y el resultado final. Esto incluye a los empleados que realmente utilizarán la tecnología. Piense en crear su propio grupo de enfoque internamente.

Una vez que haya identificado el problema comercial, asegúrese de establecer un presupuesto para la tecnología que lo resolverá. Si no ha considerado el precio, debería hacerlo. No solo será una de las primeras preguntas que harán sus socios potenciales, sino que también ayudará a reducir el campo de soluciones para alinearse mejor con sus necesidades. Si solo quiere gastar $ 25K, entonces no hay razón para perder su tiempo mirando sistemas que comienzan en $ 50K.

Junto con su presupuesto, es útil elaborar una lista de lo que debe tener frente a lo que es bueno tener. Charla real: la tecnología no va a resolver todos los problemas que tiene. La mayoría de las plataformas en el mercado no van a modificar su código fuente para adaptarse a las cosas raras que está sucediendo en su organización. Identifique aquello sin lo que absolutamente no puede vivir, sabiendo que puede poner algunas de esas campanas y silbidos en la hoja de ruta.

2. Implementación: Ponga a prueba el nuevo sistema con sus partes interesadas.

Una vez que haya identificado el problema, establecido un presupuesto y determinado su lista de elementos imprescindibles durante la fase de planificación, reducirá más fácilmente el campo de opciones de solución para probar con sus partes interesadas.

Nuevamente, es vital no buscar una solución para marcar todas las casillas, tomando el camino de menor resistencia. Puede incluir varios proveedores en la fase de evaluación, ya que descubrirá mucho durante el proceso de investigación para brindarle una mejor comprensión de las áreas específicas que la tecnología puede abordar. También obtendrá una mejor comprensión de los tiempos de implementación, los costos, los modelos de servicios al cliente y cómo los sistemas se conectarán a otros sistemas de registro si es necesario.

Poner a prueba los sistemas e involucrar a todas las partes interesadas dentro de su organización lo ayudará a obtener comentarios e identificar áreas de resistencia que podría esperar encontrar cuando implemente algo nuevo.

Una nota: debe asegurarse de que se dé suficiente tiempo, especialmente para cambios tecnológicos significativos. Tiene varias etapas que incluyen una reunión exhaustiva de las partes interesadas, el proceso de descubrimiento, el establecimiento de expectativas, la RFP, la selección de proveedores, demostraciones, seguimiento, demostración / llamada adicional con el proveedor, puntuación de los proveedores que evalúa y revisa. acuerdos. Este proceso a veces lleva varios meses. Luego, debe implementar, que son otros 60 a 120 días, según el alcance del proyecto, por lo que la planificación y el tiempo son cruciales.

3. Más allá de la luna de miel: asegúrese de tener el socio adecuado para el largo plazo.

En la industria, a veces nos referimos a la implementación como la «fase de luna de miel», donde todos disfrutan del brillo de la nueva tecnología, todo se siente bien y nada parece salir mal (o si lo hace, la respuesta es rápida y fácil).

Después de la implementación, viene el mantenimiento y, lamentablemente, el listón se ha fijado muy bajo para el servicio al cliente en este ámbito. Todos nos hemos acostumbrado a esperar en espera cuando necesitamos asistencia, llamar a un centro de llamadas para obtener ayuda o enviar un ticket cuando hay problemas.

Recuerde, la tecnología es tan buena como el equipo que la respalda. Cuando el usuario de la tecnología no recibe la capacitación y el soporte continuo que necesita, no importa qué tan buena sea la plataforma; se vuelve inútil. Por lo tanto, en su proceso de selección, es imperativo comprender cómo se apoya a los clientes. Cuando tiene empleados que necesitan apoyo, necesita saber quién es responsable y si todo recae en la organización. Estos pueden tener un impacto importante al implementar la tecnología y el soporte continuo para los empleados, específicamente en épocas de gran volumen del año, como la inscripción abierta, por ejemplo.

Cubra sus bases pensando más allá de la luna de miel para asegurarse de tener el socio adecuado a largo plazo para mantener y respaldar su solución de tecnología de recursos humanos para su negocio.

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